Każdy kto prowadzi swoją działalność gospodarczą, ale też i gros osób realizujących zakupy online, miał kontakt przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie każdy natomiast wie, czym tak naprawdę jest ten dokument i czym różni się on od tradycyjnej faktury.
Czy faktura proforma jest zobowiązująca?
W języku łacińskim pro forma znaczy „tymczasowo”, dlatego nierzadko można spotkać się z wyjaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, faktura tego rodzaju nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Należy aczkolwiek zostawić ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, będący rodzajem przedłożenia konkretnej oferty. Nie jest dowodem wykonania usługi ani nabycia artykułów, a więc w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, ponieważ dotyczy usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie jest wykonana, tym samym warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż być zmienione.
Fakturę proforma należy wyraźnie oznakować
Faktura proforma posiada te same elementy i wygląda podobnie jak faktura VAT, czyli:
- dane stron (wystawcy oraz odbiorcy),
- miejsce oraz datę jej wystawienia,
- nazwę usług bądź towarów, będących przedmiotem transakcji (wespół z określeniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość netto i brutto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o kwocie ewentualnych rabatów,
- określenie przewidywanej daty realizacji usługi lub dostarczenia towaru,
- określenie terminu wniesienia opłaty.
Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć wyraźnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Należy też pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w momencie, kiedy odbiorca wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji albo wpłaci przedpłatę.